„Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit ihnen etwas anzufangen.“ Diese weisen Worte stammen von Sir Arthur Conan Doyle, dem geistigen Vater des kriminalistischen Masterminds Sherlock Holmes. In ähnlicher Form gilt diese Weisheit natürlich auch in der Wirtschaft, denn ohne gute Informationen kann kein Unternehmer sein Geschäft planen und voranbringen.
Vor allem die Planung ist essentiell für das Management und die Steuerung eines Unternehmens. Von der operativen Planung und den einzelnen Teilplänen aus Fachbereichen wie zum Beispiel Controlling, Vertrieb, Produktion, Personal, Material und Beschaffung, über die Kostenstellen- und Finanzplanung bis hin zur integrierten Unternehmenssteuerung.
Gute Planung ist das A und O
Die Erstellung der einzelnen Planungen, das Zusammenführen und die Aufbereitung bis hin zur übergreifenden Unternehmensplanung ist häufig ein sehr zeitintensiver aber gleichzeitig entscheidender Prozess. Sie ist eine der zentralen Aufgaben des Managements und des Controllings und trägt maßgeblich zur Unternehmenssicherung bei.
Dabei nimmt die Dynamik und Komplexität dieses Prozesses, nicht auch zuletzt aufgrund der sich stetig verändernden Umwelt- und Marktfaktoren, kontinuierlich zu. Es gilt, monatlich, wöchentlich oder je nach Geschäftsfeld sogar täglich überblicken zu können, wo man steht und welche Entwicklung das Unternehmen geht. Der Planungsprozess nimmt insbesondere dann an Komplexität zu, wenn es gilt, eine integrierte Unternehmensplanung zu erstellen, das heißt, die einzelnen Bereiche und Teilplanungen in Verbindung zueinander zu setzen und entsprechende Auswirkungen abzubilden.
Zeit ist ein entscheidender Faktor
Ziel ist es, zu wissen, wo das Unternehmen steht, und Risiken sowie Potenziale frühzeitig zu erkennen beziehungsweise ihnen entgegenwirken, um die Unternehmung gesund in die Zukunft zu führen.
Häufig behelfen sich die Verantwortlichen aus Controlling und Management mit der Lösung Excel. Sie verteilen einzelne Planungen an die entsprechenden Empfänger, plausibilisieren die erhaltenen Daten, führen sie zusammen und bereiten das komplexe Zahlenkonstrukt dann wieder managementtauglich auf. Ein sehr aufwendiger und fehleranfälliger manueller Prozess.
Hinzu kommt, dass die „Methode Excel“ schnell an ihre Grenzen stößt und zu Kapazitäts-, Komplexitäts-, Kommunikations- und Konsistenzproblemen führt, beispielsweise wenn es um folgende Anforderungen geht:
- das Abbilden eines rollierenden, stetig aktuellen Forecasts
- die Gegenüberstellung und der Abgleich einer Top-down- oder Button-up-Planung
- die Liquiditätsplanung und -entwicklung auf aktueller Basis
- die Darstellung umfangreicher Szenarien aus Best-Case, Worst-Case und weiteren Annahmen
- die Darstellung der Planungen auf Basis unterschiedlicher Ausgangs-/Referenzwerte: IST-Daten des letzten Jahres, Mittelwerte, Saisonalitäten, Veränderungen aufgrund umweltbedingter Einflussfaktoren
Verschiedene Versionen sorgen für Inkonsistenz und Fehleranfälligkeit. Ein verlässlicher Workflow und ein detaillierter Freigabeprozess sind schlichtweg nicht abbildbar. Ganz zu schweigen von mangelnder Übersichtlichkeit und einem zeitraubenden manuellen Aufwand, der in keinem Verhältnis steht.
Business-Intelligence-Systeme erleichtern die Unternehmensplanung
Immer mehr Unternehmen nutzen daher IT-gestützten Planungslösungen zur integrierten Unternehmensteuerung. Mithilfe dieser – im Idealfall individuell konfigurierten – Business-Intelligence-Lösung können unterschiedliche Teilplanungen praktisch per Knopfdruck miteinander in Bezug gesetzt werden. Erst so ergibt sich ein stetig abrufbares Gesamtbild des Unternehmens, auf dessen Basis tragfähige Entscheidungen getroffen werden können.
Die Vorteile durch Business Intelligence und Performance Management:
- Planzahlen werden automatisch zusammengeführt.
- Formulare zur Planeingabe können erstellt und den Planern sicher bereitgestellt werden.
- Multi-User-Fähigkeit: Verschiedene User können zeitgleich im System arbeiten
- Definierte Workflows unterstützen den Prozess innerhalb des Unternehmens.
- Freigabeprozesse lassen eine bessere Koordination zu.
- Erhebliche Verringerung des manuellen Aufwands durch Automatismen.
- Budgetierung auf Basis konsistenter Daten.
- Unterschiedliche Szenarien können in kürzester Zeit aufgebaut und gegenübergestellt werden.
- Planung auf Wunsch bis auf Detailebene möglich, beispielsweise bis auf den einzelnen Artikel.
- Monats-, wochen- und bei Bedarf sogar tagesgenauer Abgleich mit dem IST.
Maßgeschneiderte Lösungen versprechen den größten Nutzen
All das funktioniert vor allem dann sehr gut, wenn das Business-Intelligence-System auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist. Glücklicherweise gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Lösungen – da findet sich für jede Branche und jedes Anforderungsprofil das richtige.
Wer sich im Vorfeld nicht mit aufwendigen Recherchen beschäftigen möchte, ist gut beraten, Business-Intelligence-Profis zu Rate zu ziehen, beispielsweise die xax GmbH, die seit 1998 auf technologieübergreifende Business-Intelligence-Lösungen für mittelständische Firmen und Konzerne spezialisiert ist. Sie agiert ausschließlich im Interesse des Kunden, und auf Basis ihrer individuellen Anforderungen. Die xax GmbH ist zertifizierter Partner von gleich mehreren namhaften Softwareanbietern und kann daher aus dem Vollen schöpfen.
Zum Angebot gehören aktuell:
- Infor: BI, d/EPM (ehem. MIS Alea), Birst
- BOARD: BOARD
- LucaNet: Planner, Financial Consolidation
- Qlik: QlikView, Qlik Sense
- IBM: Cognos BI, Cognos Express, TM1
- Microsoft: SQL Server, SSAS, SSRS, DWH
- Theobald Software: SAP Datenextraktion, ETL, Xtract IS, Xtract QV
Es versteht sich von selbst, dass die xax GmbH das „Rundum-Sorglos-Paket“ anbietet, zu dem nicht nur eine ausführliche Analyse und Beratung gehören, sondern auch die Implementierung des ausgewählten Business-Intelligence-Systems, die Schulung der Anwender und der anschließende Support bei eventuell auftretenden Problemen.
